2026-07-28 | Temps de lecture: 10 minute(s)
Gérer les paiements dans une garderie, c'est bien plus que simplement encaisser de l'argent — c'est s'assurer que chaque dollar est appliqué à la bonne facture, dans le bon ordre. Avec l'introduction de l'allocation des paiements PEPS dans MaGarderie Plus, ce processus devient désormais beaucoup plus automatique.
PEPS signifie Premier Entré, Premier Sorti (FIFO). Dans le contexte de l'allocation des paiements, cela signifie que lorsqu'un paiement est reçu, il est automatiquement appliqué à la facture impayée la plus ancienne en premier, puis à la suivante, et ainsi de suite — dans l'ordre chronologique.
En pratique, c'est ainsi que la plupart des administratrices de garderie géraient déjà leurs paiements manuellement. Cette nouvelle fonctionnalité en fait simplement le comportement par défaut du système, de sorte que vous n'avez plus à y penser ni à le faire vous-même.
L'allocation PEPS est une fonctionnalité optionnelle que vous activez vous-même, selon votre propre calendrier. Pour l'activer, rendez-vous dans :
Paramètres de l'application → Modules → Finances et comptabilité
Une fois activée, le système prend le relais immédiatement. Vous n'avez pas besoin de revoir ou d'ajuster les transactions historiques — MaGarderie Plus gère l'ensemble de la chaîne d'allocation à partir de ce moment, y compris les dossiers passés, de façon automatique.
Avant le PEPS, lors de l'enregistrement d'un paiement, vous deviez sélectionner manuellement les factures auxquelles le paiement devait être appliqué. Avec le PEPS activé, cette étape disparaît — le système sélectionne les factures automatiquement, en commençant par la plus ancienne impayée.
Pour la plupart des garderies, il ne s'agit pas d'un changement radical. Le résultat est le même que ce que vous faisiez auparavant, simplement sans l'étape de sélection manuelle.
Le PEPS ne supprime pas votre capacité à contrôler l'allocation. Si vous devez appliquer un paiement spécifique à des factures spécifiques — pour quelque raison que ce soit — vous pouvez toujours le faire directement dans le dossier de paiement. La possibilité de remplacer l'allocation automatique est toujours disponible au niveau de chaque paiement individuel.
Lorsqu'un parent a plus d'un enfant inscrit dans votre garderie, l'allocation PEPS s'applique à l'ensemble de ses enfants. Le système examine le solde total de cette famille et applique le paiement à la facture impayée la plus ancienne, quel que soit l'enfant auquel elle appartient.
C'est là que MaGarderie Plus va plus loin qu'une simple règle PEPS. L'un des plus grands défis de l'allocation chronologique est de savoir ce qui se passe lorsque vous devez insérer, modifier ou annuler une transaction qui se trouve déjà au milieu d'une chaîne existante.
Avec la plupart des systèmes, cela crée une cascade d'erreurs à corriger manuellement. Avec MaGarderie Plus, le système reconstruit automatiquement l'ensemble de la chaîne de transactions chaque fois qu'une modification est apportée — peu importe où dans la chronologie cette modification se produit. Vous ajoutez une facture oubliée datant de trois mois ? L'allocation se recalcule d'elle-même. Vous annulez un paiement ? Même chose. Vous obtenez toujours une allocation cohérente et précise, sans aucun nettoyage manuel.
Comprendre exactement quel paiement est appliqué à quelle facture peut être difficile — surtout lorsque certains paiements ont été annulés ou partiellement appliqués au fil du temps.
Pour vous aider, nous avons ajouté un nouvel outil : l'Analyse du compte. Il vous offre une vue claire et structurée de l'historique complet des allocations pour n'importe quel compte parent : chaque paiement, chaque facture qu'il couvre, et exactement combien de chaque paiement a été appliqué et ce qui reste.
C'est particulièrement utile lorsque vous devez enquêter sur une divergence, vous préparer pour une vérification comptable, ou simplement expliquer un solde à un parent. La capture d'écran ci-dessous montre un exemple de la vue Analyse du compte, incluant les paiements partiels et les allocations sur plusieurs factures.
Si vous activez l'allocation PEPS et que vous avez des questions, ou si vous souhaitez simplement obtenir plus d'informations avant d'activer la fonctionnalité, n'hésitez pas à contacter notre équipe. Nous sommes là pour vous aider à tirer le meilleur parti de chaque fonctionnalité de MaGarderie Plus.